行政小何用WorkBuddy，几百份PDF批量活缩到10分钟

行政岗的小何，每个月 1 号都要面对一场噩梦：上个月的入职资料、续签合同、月度报表，全是一堆 PDF，散在三个文件夹里，加起来三四百份。她的活是——合并成部门总档、把合同里甲方乙方信息摘出来填进 Excel、扫描件转成可搜文字归档。

以前她这么干：打开一个 PDF，复制，粘到总档，再开下一个。一份份点，一天干不完，还总漏。这个月她用了 WorkBuddy，整件事缩到了 10 分钟。

下面是她的真实操作，你可以直接照搬。

卡点：不是不会，是太重复

小何不排斥学工具，但之前试过宏、试过在线转换，要么要上传敏感合同到陌生网站（合规不让），要么步骤太碎学不会。她要的是：文件不离本机、说出来就能用、不用懂代码。

WorkBuddy 刚好对上这三点——脚本在本地跑，合同不出电脑；需求说人话；代码它写，她只管复制运行。

她的三句话提示词

小何没写任何代码，只给 WorkBuddy 发了三段需求（我帮她润色成可复制版）：

跑起来：十分钟发生了什么

WorkBuddy 给的三段脚本，小何依次装依赖、运行：

pip install pypdf pdfplumber
python 合并.py
python 摘录.py
python 转文字.py

结果：

• 入职总档 186 份、续签总档 154 份，合并用时各约 40 秒

• 合同双方.csv 自动生成，甲方乙方一列不差，原来手填要两小时

• 扫描件转文字 70 份，约 3 分钟，归档后能直接搜索关键词

她原本要请半天假专门做这事，这个月准时下班了。

她之前是怎么熬的

上个月同样的活，小何的时间线是：上午 9 点开始，先合并入职资料，手动拖进一个总文档，漏了 2 份到下午才发现；下午摘合同信息，对着屏幕抄甲方乙方，抄到眼睛花，错填 3 处；扫描件转文字那块直接放弃，归档时只能靠文件名猜内容。全天耗掉 7 个半小时，下班前还在补漏。

这个月用脚本后，时间线变成：9 点发三段提示词、装依赖、跑完，9 点 10 分收工，剩下时间做真正的行政分析。

| 环节 | 之前（手动） | 这次（WorkBuddy） |

| — | — | — |

| 合并总档 | 约 2.5 小时 | 约 1.5 分钟 |

| 摘合同信息 | 约 3 小时（含纠错） | 约 1 分钟 |

| 扫描件转文字 | 放弃 | 约 3 分钟 |

| 合计 | 约 7.5 小时 | 约 10 分钟 |

复盘：为什么这次成了

一是敏感文件不出本机。三段脚本全本地跑，合同没经过任何第三方网站，合规过关。

二是坏文件不中断。中间有 3 份损坏 PDF，脚本跳过了还记进 err.txt，她下午顺手补了那 3 份，不影响整体。

三是她留了模板。小何把这三段提示词存进了一个”每月复用”文档，下个月只改文件夹名，三分钟改完重跑。

她后来加的第四件事：给 PDF 加页码

跑顺之后，小何又提了个需求：总档太长，打印时容易乱序，能不能自动加页码？我让她加一句提示词，WorkBuddy 用 PyMuPDF 给了几行代码：

跑完她把带页码版发去打印，再没出现过顺序错。这一步说明：一旦你信得过脚本，就会自然地往上面叠新需求，效率是滚雪球涨的。

两个她踩过、你别踩的细节

第一，err.txt 长什么样。那 3 份坏文件没白跳，脚本记下了名字：

小何下午照着这个清单补了那 3 份，没漏。所以”坏文件别中断”不是锦上添花，是真能兜底。

第二，合规她特意确认过。合同类 PDF 一律在本机处理，不传任何在线工具，这点她跟 IT 核对过才放心用。如果你公司也有数据出境限制，这一步不能省。

第三，她自己的总结。小何原话是：”以前觉得写代码是程序员的事，现在发现是把需求说清楚的事——WorkBuddy 把写的那 half 接走了，我只要把想要什么讲明白。”

你可以直接借用的清单

如果你也做类似行政/资料岗，照这个架子套：

• 合并类：输入文件夹 + 输出名 + 坏文件怎么处理

• 摘录类：要抓的字段（如”甲方：”后内容）+ 输出格式（csv/txt）

• 转文字类：扫描件位置 + 空页策略

把这三句发给 WorkBuddy，它就会给你能跑的脚本。第一次配环境稍慢，第二次起就是”改几个字、点三下”的活。

小何现在已经把这套存成”每月 1 号模板”，到点打开文档照抄三句、改下月份，十分钟收工。她说最值钱的是——终于不用在月底为 PDF 请半天假，也不用让同事等她半天资料。你也可以从自己岗位上最痛的那份 PDF 开始，先跑通一次，后面的都是复利。

你岗位里有没有这种”每月必做、又多又重复”的 PDF 活？评论区说一下场景，我帮你把提示词写好。

觉得有用点个「在看」，或转给那个总在月底加班合并 PDF 的同事。

#WorkBuddy #AI办公 #效率工具