卡锁
先说一个扎心的事实：你公司最重要的客户资料，八成不在公司网盘里，而是散在微信聊天记录、微信群文件、邮箱附件和某个”最终版(3).docx”里。等月底要对账、要合同的时候，翻聊天记录能翻到怀疑人生。
我自己做过一次统计：一个客户从签约到交付，材料至少来自 4 个入口——微信单聊、微信群、邮件、腾讯文档链接。入口一多，灾难就来了：文件名全是”扫描件”、”新建文件夹”、”合同最终版”，同一个文件在不同入口存了 5 个版本。
这篇讲我用 WorkBuddy 把这件事做成流水线的完整四步，提示词照抄能用。核心思路一句话：人只负责把文件放进一个口子，识别、改名、归档、查漏全部交给 Tool 化的 AI 流程。
第一步：设一个”收件箱”文件夹，所有材料只进这个口
先立规矩再上工具。在本地建一个文件夹，名字就叫 inbox。
微信收到的文件（单聊、群文件都一样），统一”另存为”到 inbox；邮箱附件全选，批量下载到 inbox；网盘和腾讯文档里别人发你的文件，能下载的也丢进去。
要诚实说明一个边界：微信不会自动把文件吐给任何外部工具，这步必须人工另存。 但注意，工作量已经从”边找边整理”降级成了”无脑另存”——你不需要改名、不需要分类、不需要判断这是什么，闭着眼睛往里扔就行。以前你整理不动，是因为每次保存都要做三个判断；现在判断全部后置。
文件扔完后，在 WorkBuddy 里把这个 inbox 文件夹作为上下文引用，告诉它：这是待整理的客户资料收件箱，现在开始处理。
第二步：让它先”认文件”，生成一张识别清单
不要一上来就让它改名归档，先跑一步识别。用这段提示词：
读取 inbox 文件夹里的所有文件（含 PDF、Word、Excel、图片）。 为每个文件输出一张识别清单，列为： 【原文件名 | 识别出的客户/公司名 | 文件类型 | 文件内日期 | 置信度】 规则： - 客户名以文件正文内容为准，不信任文件名； - 文件类型限定为：合同/报价单/发票/需求文档/验收单/其他； - 日期取文件内出现的最晚日期，没有就写"未见日期"； - 打开失败、纯图片无文字、内容无法判断的，置信度标"低"， 不要猜，放进"待人工确认"区。
这一步的关键是最后那条规则。绝大多数 AI 整理文件翻车，都翻在它敢猜。 一个文件名叫”新建 DOCX”、内容抬头是另一家公司的文档，靠文件名归类必错；靠正文识别，AI 的准确率比我预期高得多，但前提是你逼它把没把握的挑出来。
跑完你会得到一张清单，低置信度的通常占一两成，花两分钟人工补一下即可。
第三步：定命名规则，批量改名+归档
识别清单确认后，让它执行归档。 naming 规则我给一套直接能用的：
按以下规则处理 inbox： 1. 新文件名格式：客户名_YYYYMMDD_类型.扩展名 （日期未知的用文件收到日期，类型取自识别清单） 2. 按客户名建一级文件夹，把文件移动进去； 3. 同一客户内发现疑似重复文件（内容相同或同为 同类型的不同版本），不要自动删，生成一个 "疑似重复"清单让我确认； 4. 完成后输出一份归档报告：每个客户收到了哪些文件。
两个细节决定这套流程能不能长跑：
• 疑似重复绝不自动删。 合同 v1 和 v2 内容 90% 相同，机器看是重复，人看是版本史。让 AI 只列清单不动手，这个权限必须留在人手里。
• 日期宁可保守。 文件名里的日期经常是”打印日期”而不是”签署日期”，所以命名用文件正文里提取的日期，取不到才退回收件日期。
执行完 inbox 会被清空，取而代之的是一排整整齐齐的客户文件夹。
第四步：生成”收件台账”，顺手把缺的查出来
归档只是把已有的收好，真正值钱的是这一步——查漏。接着下指令：
基于本次归档结果，生成一张台账 Excel，列为： 【客户 | 合同 | 报价单 | 发票 | 验收单 | 缺失项 | 备注】 每类文件有则填文件名，无则填"缺"。 再单独列一段：哪些客户缺合同、哪些有合同却没发票， 按催办的紧迫度排序。
这张表每周五跑一次，就是天然的”资料催收清单”。以前月底对账靠记忆和翻记录，现在缺什么一跑就知道。我们团队用上这套之后，”发票没收到”这种事基本在当周就被消掉了，拖不到月底。
哪些场景不适用，提前说清
• 文件量太大别硬跑：一次几百个文件建议分批，一个客户一批，识别质量和速度都更稳。
• 扫描件全是照片：如果发票全是手机拍的模糊照片，OCR 识别率会明显下降，低置信度区会很长，属于正常现象，人工补比折腾模型划算。
• 涉密资料：涉密合同别走任何云端工具，这条没有例外。
下一篇我会拿 20 个真实文件做横评，从识别准确率、命名合理性、归档速度、查漏能力、隐私边界五个维度给 WorkBuddy 这套流程打分，包括它翻车的地方；再下一篇是一个销售助理用这套方法把四十多个客户的资料收齐的真实案例。
你用 WorkBuddy 整理过文件吗？最头疼的是识别不准还是改名太蠢？评论区聊聊，留言我都会看。
#WorkBuddy #AI办公 #效率工具
