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上个月一个做行政的读者小林找我，说她刚被领导夸了一次，起因是一件特别不起眼的小事：整理报销单。
以前每个月底她要花两天，把全公司几百份报销凭证按部门分好、改名、归档、做台账。现在她双击一个 .bat，10 分钟出结果，剩下的时间用来核对金额，反而把差错率也降下来了。
她不会写代码，一行都不会。这篇我把她怎么做的、踩了哪两个坑、最后怎么调好的，完整写出来。
她原来的两天是怎么过的
先看看这活到底多熬人。小林每月要处理三类文件：各部门发来的报销单扫描件、发票 PDF、以及一张手工台账 Excel。
• 收文件：十几个人从微信、邮箱发过来，名字五花八门，”报销单.pdf”、”新建扫描件(3).pdf”满地跑。
• 改名归档：她要一个个打开看内容，改成”部门_姓名_金额_日期”，再拖进对应部门文件夹。
• 做台账：改完名的文件，信息再手动敲进 Excel，一行一行。
两天，一个人，中途还不能被打断。她说最痛苦的不是累，是”知道这活没有任何价值，但必须有人干”。
第一步：她只提了一句需求
小林最开始也不知道怎么开口，我让她别想技术，就描述现状和期望。她写的原话大概是：
就这么一段，WorkBuddy 追问了三件事：部门名单有哪些、扫描件是不是可搜索文字、同名文件怎么办。她照实回答后，脚本就出来了。
关键在最后那句”每个月都要做一次”——正是这句话让它给了一个能重复运行的文件，而不是一段只能用一次的代码。
第二步：先拿 5 份试，救了她一命
第一版脚本她按我说的开了 DRY_RUN 预览，只打印将改成什么名字，不真动文件。结果一看就发现问题：有三份的金额抓成了发票号。
原因是那几张扫描件里”金额”和”编号”位置挨得近，识别串了。她把打印结果贴回去说”这三个抓错了，应该取带¥符号那个数”，改一版就对了。
第三步：台账也一起自动生成
跑通改名之后，她顺手提了第二个需求：既然文件名里已经有部门、姓名、金额、日期，能不能直接生成台账 Excel？
答案是能。脚本在改名的同时把信息写进一张总表，多加一列”文件路径”，点一下就能跳到原件。她原来最耗时的”敲台账”环节，直接消失了。
现在她的完整流程是这样：
10 分钟，其中 9 分钟是她在核对金额——这才是真正需要人做的部分。
她踩的第二个坑：文件被覆盖
第二个月出了一次事。有两位同事同一天报了同样金额，改出来文件名一模一样，后一个把前一个覆盖了。她当时以为文件丢了，急得不行。
好在脚本里加了备份，`_backup` 文件夹里原件还在。后来加了一条规则：同名自动加 `_1`、`_2` 后缀，并在日志里标记出来提醒她人工看一眼。
这件事她的总结特别实在：“自动化不是不出错，是出错的时候你能查得到、能救回来。” 备份和日志两样，一定别嫌麻烦。
三个月后的变化
• 时间：每月两天 → 10 分钟，一年省出大约 46 个工作小时。
• 差错：台账手敲错误从平均每月 4 处降到 0，因为不再有人工转录环节。
• 心态：她说最大的变化是月底不再恐惧了，还开始主动琢磨别的活能不能也这么干。
后来她又做了两个：会议室使用登记汇总、员工入职材料清单自查。都是二十分钟做出来的小工具，都在天天替她干活。
小林现在用的需求模板（可直接抄）
她把这套需求固化成了一段模板，每次换活只改花括号里的内容：
四句话，覆盖了需求、频率和安全网。她说自从有了这个模板，提需求再也不用想半天。
这个案例真正有用的三点
• 需求里要写”每个月都要做一次”：这句话决定你拿到的是一次性代码还是可复用工具。
• DRY_RUN 预览不能省：几百个文件改错了，返工成本远高于多跑一次预览。
• 备份+日志是保命的：出错不可怕，查不到原因、救不回文件才可怕。
写在最后
小林的活并不高级，也正因为不高级，才最该交给工具。真正被夸的不是”她会用 AI”，是她把省下来的两天，花在了核对金额这种有判断价值的事上。
你部门里有没有这种”没价值但必须有人干”的活？评论区说出来，我看看能不能用同样的方法拆掉。觉得这个案例有参考价值，点个「在看」，也欢迎转发给你们公司的行政同事。
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