AI办公笔记 第2页

很多人对Excel公式的恐惧，来自学生时代那句”你先把函数背下来”。

其实现在完全不用背——你把需求说给AI听，它把公式写给你，还能一句句解释。今天用三步，让AI帮你写对任意函数，哪怕你连VLOOKUP怎么拼都不知道。我带的实习生，一周就从”看见公式就头大”变成”敢接报表活”了。

先说痛点：以前要算”本月销售额”，得自己翻SUMIFS参数顺序，错一个括号全红，查错查到半夜。现在你只要会打字，剩下的交给AI。下面这套方法，你对着抄就行。

步骤一：用大白话描述你要什么

别一上来写”请用SUMIFS”，AI又不是考官。直接说人话，把”对哪列、按什么条件、算什么”讲清：

AI会立刻给你：

`=SUMIFS(B:B, C:C, “3月”)`

并告诉你：B:B是求和范围，C:C是要判断的列，”3月”是条件。你照抄，改个表头字母就能用。

说人话的诀窍：先说表格长什么样，再说你想要什么结果。像跟同事交代活儿一样，越具体越好。

步骤二：把表格结构贴给AI

它最怕”猜”。你不给结构，它就按常识编，编错了你都不知道。你把表头拍出来，误差直接归零：

AI输出：

`=SUMIFS(B:B, C:C, “华东”, D:D, “张三”)`

多条件？就是把”范围+条件”一对对加在后面，AI帮你排顺序，你不用记。这就是SUMIFS比SUMIF好用的地方——条件想加几个加几个。

步骤三：让它解释 + 兜底

公式写完了别急着用，加一句保命：

它会回你：结果为0，可能是地区名多了空格、销售员名写错字、或者压根没匹配行。这一步能救你八成的”为什么算不对”。我每次都让AI顺带给个”检查清单”，对一遍再交差。

实战案例一：VLOOKUP查部门

场景：员工表A列工号、B列姓名、C列部门，你手头只有工号，想查出部门。

告诉AI：

它给你：

`=VLOOKUP(E2, A:C, 3, FALSE)`

FALSE就是”必须一模一样才匹配”，漏了容易查错，AI会提醒你。注意：VLOOKUP只能向右查，查的列得在被查区域的右边。

实战案例二：XLOOKUP更省心

场景同上，但你想从右边往左查，或怕插列打乱顺序。

问AI：

它给你：

`=XLOOKUP(E2, A:A, C:C, “查无之人”)`

XLOOKUP不用数第几列，插列也不怕，新版Excel首选它。

实战案例三：IF做判断

场景：销售额超1万标”达标”，否则标”加油”。

问：

公式：

`=IF(B2>=10000, “达标”, “加油”)`

IF就是”如果…就…否则…”，三层逻辑套娃也能写，让AI帮你一层层拆。

实战案例四：TEXT和DATE处理日期

场景：把”2026/7/12″显示成”2026年07月12日”。

问：

公式：

`=TEXT(A2, “yyyy年mm月dd日”)`

DATE场景：想知道”入职日期加3个月是哪天”——

问：

公式：

`=EDATE(A2, 3)`

日期函数名字怪，但你不用记，说清意图AI就给你对的那个。

实战案例五：SUMIFS按日期区间求和

场景：算”7月1日到7月31日”的销售额，别再手动筛了。

问AI：

公式：

`=SUMIFS(B:B, A:A, “>=2026/7/1”, A:A, “<=2026/7/31")`

同一个日期列，写两遍条件，一左一右卡住区间。这是报表里最高频的需求之一，记不住就让AI写。

实战案例六：COUNTIFS数个数

场景：数”华东地区、销售额超1万”的有几单。

问：

公式：

`=COUNTIFS(A:A, “华东”, B:B, “>10000”)`

COUNTIFS和SUMIFS是一对，一个求和一个数数，写法一模一样，学会一个另一个白送。

常见翻车现场（都是真事）

• 文本多了空格：单元格里”华东 “带空格，公式条件是”华东”，永远不匹配。让AI教你用TRIM清掉，或先肉眼看一眼。

• 数字存成文本：从系统导出的金额常是文本，SUMIFS算出来是0。问AI”怎么把文本数字转成真数字”，它给你乘以1或分列的法子。

• 区域没锁：公式下拉时，查找区域被跟着挪了。让AI加”绝对引用”$符号，比如$A$2:$C$100。

• 中英文引号混用：从微信复制的公式，引号变成中文的”，Excel不认。AI写的一律是英文引号，手动改时要当心。

老高教你的描述技巧

小结

记住这个公式：说人话 → 贴结构 → 要解释。三步走，Excel函数从”背诵题”变成”对话题”。你不必成为函数大神，只要会问，AI就是你的私人表哥。写公式我习惯用智谱清言，它解释步骤最清楚；手机上临时改，用豆包也够。工具顺手就行，关键是你敢开口问。

下周同一时间，我教你怎么用AI一键把乱糟糟的报表整理成图表。你被哪个函数卡过？评论区告诉我，下期点名讲。

后台私信最多的问题就是：”老高，国产AI那么多，我到底装哪个？”

今天不聊参数、不堆名词，直接从一个打工人每天真实会遇到的场景，把豆包、通义千问、文心一言、智谱清言这四个拉出来比一比。先说结论：没有最强的，只有最适合你那点活的。你上班就那几件事——写材料、看文档、追热点、写代码、协作办公，谁在哪件事上顺手，就用谁。

评测怎么比才不忽悠

我不用跑分榜，那个离普通人太远。就比五件办公室天天发生的事：写中文材料、读长文档、跟最新资讯、写代码公式、办公协作。每个都给一句大白话结论，你照着对号入座。

豆包（字节跳动）

最大优势是”快”和”懂中文梗”。写周报、润色邮件、改公众号标题、出短视频脚本，它出活最顺手。App端免费额度大方，手机上随手就能用，响应速度在几家国产里数一数二。

• 真实能力：中文表达自然、语气拿捏准，长文本生成稳，日常闲聊也不尬。

• 最适合：写稿润色、文案灵感、中文秘书类杂活。

• 免费 / 付费：日常对话免费；高阶模型（如豆包Pro）和超长上下文有会员，普通打工人免费档够用。

• 短板：处理超长PDF、复杂多步推理时偶尔会偷懒、会漏细节；深度研究类任务不如专业模型。

• 一句话：把豆包当你的”随身中文秘书”，最省心。

通义千问（阿里）

长文档是它的强项。几百页合同、财报、论文丢进去，让它提炼要点、做对比表、出会议纪要，稳。而且它和钉钉、淘宝系打通，职场人直接在办公软件里就能调，不用切来切去。

• 真实能力：长上下文理解强，文档解析、表格抽取、信息归纳是看家本领。

• 最适合：读长文、做纪要、整理资料、跨文档对比。

• 免费 / 付费：基础模型免费；旗舰版和更大上下文有付费档，企业版按量。

• 短板：纯创意写作的”灵气”略逊豆包，写得很工整但少了点鲜活。

• 一句话：要”读得多、理得清”，找通义。

文心一言（百度）

中文语境和国内合规做得最扎实，搜实时信息（比如”今天哪只股票涨了””最近什么梗火了”）比别家跟得紧。背后接百度搜索，时效性有优势。做市场、盯热点、看舆情的人用着顺手。

• 真实能力：实时检索强、中文知识问答扎实、对国内政策和行业动态理解深。

• 最适合：实时资讯、舆情监控、中文知识问答、热点选题。

• 免费 / 付费：基础对话免费；文心大模型高阶能力和企业API按调用计费。

• 短板：自由创作偶尔偏”官方腔”，文风不够松弛；复杂逻辑推理一般。

• 一句话：要”跟热点、查得新”，用文心。

智谱清言（清华系）

代码和逻辑推演是它的看家本领。写Python小脚本、帮你对Excel公式、做数据分析、画流程图，它解释得最清楚，适合有点技术味的需求。背后是GLM系列模型，推理链比较严谨。

• 真实能力：代码生成与调试、数学计算、结构化分析、逻辑推演强。

• 最适合：写代码、算公式、做数据分析、技术文档。

• 免费 / 付费：日常免费；高级推理模型（如GLM-4-Plus）和API有付费。

• 短板：纯闲聊和文艺写作不是它的舒适区，偶尔显得”理工男”。

• 一句话：要”算得对、写得通”，上智谱。

按任务选工具对照表

下面这张表，建议截图存手机。遇到活先想”这是哪类”，再点对工具。

| 任务类型 | 首选工具 | 备选 | 一句话理由 |

| — | — | — | — |

| 写稿 / 润色 | 豆包 | 文心一言 | 中文顺、出活快、语气自然 |

| 读文档 / 做纪要 | 通义千问 | 智谱清言 | 长文理解稳、归纳准 |

| 跟热点 / 查资讯 | 文心一言 | 豆包 | 接搜索、时效强 |

| 写代码 / 算公式 | 智谱清言 | 通义千问 | 逻辑严、解释清 |

| 办公协作（钉钉等） | 通义千问 | 豆包 | 生态打通、不用切软件 |

具体使用示例

• 写稿示例：把”帮我写一条朋友圈，推荐刚用顺手的AI笔记工具，真实不硬广”丢给豆包，十秒出三版，挑最像人话的那条。

• 读文档示例：把季度财报PDF拖进通义，问”用三句话告诉我利润为什么下滑，并列出两个风险点”，比自己啃五十页快得多。

• 跟热点示例：问文心”今天科技圈有什么能写进周报的热点”，它给你带日期的清单，省得你自己刷。

• 写代码示例：把”用Python把这张Excel按月份拆成十二个表”发给智谱，它连注释都写好，你复制运行就行。

• 办公协作示例：在钉钉里直接唤起通义，让它把群里三天的讨论整理成待办清单，发给团队。

老高的真心建议

别纠结”哪个最强”，按活分就行。真要只留一个，我建议手机装豆包（覆盖八成日常写稿润色），电脑备通义（读文档做纪要），文心盯热点、智谱算公式，这两个按需开。四家基础功能全都免费就能用，先各试一周，身体最诚实——哪个让你少加班，就留哪个。

再补一句新手最容易踩的坑：别一上来就用各家最贵的旗舰模型。先用免费档把上面五类任务各跑一遍，同一道题换工具对比，你立刻能看出谁更懂你的活。等真靠它干活省下时间了，再考虑会员也不迟。工具是给你打工的，不是反过来。

你平时用哪个最多？评论区说说你的场景，我下期针对它出一份”专属提示词包”。

每到周末最怕写周报？邮件改了三遍还是不满意？开会两小时，纪要一个字写不出？

这二十多条提示词，是我自己天天在用的。你直接复制给任意AI（ChatGPT、Claude、通义千问、豆包、DeepSeek都行），把【】里换成你自己的内容，回车就能出活。不用懂AI，会用微信就会用。

先说一句大实话：提示词不是越长越好，关键是把”场景、对象、要求”三件事讲清。下面每条我都标了适用场合，你对着找就行。

一、周报 / 日报类

场景：周五下班前赶周报，脑子空了直接套。

场景：你记了一堆琐事，但领导只关心”干了啥、有啥产出”。

场景：周报要显得有成果，但别吹过头。

场景：公司有日报打卡习惯，每天一句话交差。

二、邮件 / 沟通类

场景：原话太冲，怕得罪人又想把意思说到位。

场景：财务催账是技术活，硬催容易丢单。

场景：和外国人沟通，自己英文不自信。

场景：挡需求、推活儿，话术很重要。

三、PPT / 汇报类

场景：临时被抓去汇报，先要骨架。

场景：封面字数有限，得狠心删。

场景：标题定调子，比正文还难想。

场景：稿子有了但乱，需要顺一下结构。

四、Excel / 数据类

场景：不会写函数，但会说人话。

场景：查表对数是日常，别再手动找。

场景：名单脏，先做清洗再干活。

场景：多表合并，VLOOKUP老出错时换XLOOKUP。

五、职场写作 / 公文类

场景：请假要写得利索，别啰嗦。

场景：老板一句话，你得变成文档。

场景：发通知最怕措辞，AI帮你拿捏分寸。

六、会议纪要 / 复盘类

场景：会议一塌糊涂，纪要必须清楚。

场景：复盘最容易写成检讨，要就事论事。

七、简历 / 方案类

场景：简历别写”负责什么”，要写”做出了什么”。

场景：方案先搭架子，再填肉。

八、效率 / 脑洞类

场景：想不到AI能帮你干啥，先开脑洞。

场景：甲方爸爸的需求，得会温柔地说不。

怎么用最顺手？教你看懂【】占位。

每条里的【】就是”填空处”。比如第1条，你把【完成了XX项目立项…】换成你这周真干的事，其余原样发送。千万别连【】一起发，AI会懵。

一个小技巧：同一个提示词，多试两次。AI每次回答略有不同，挑最顺眼的那版，再让它”把第2点再展开写具体一点”，就能越聊越贴你心意。

这二十多条不用全背，存进手机备忘录，按场景建个文件夹。遇到对应情况，复制、改【】、回车，三秒出活。

下期我整理”AI写公文专用提示词包”，想看的在评论区扣1，我按需求出续集。

做汇报 PPT 最痛苦的，不是”不会做”，是”不知道写啥”。

一行行敲太慢，套模板又空，改来改去一个下午没了。我是老高，前两周用 AI 把一份原本要 2 小时的汇报稿，压到了 10 分钟出初稿。今天把方法交个底，提示词直接给你，复制就能用。

一、传统做法 vs AI 做法（时间差在这）

核心是：让 AI 先把”写什么”定下来，你只管”怎么好看”。下面是我每天在用的五步法。

二、五步法：10 分钟出一份能上会的稿子

第 1 步：定主题，让 AI 出大纲

别一上来就打开 PPT 软件。先把主题丢给 AI，让它给你一份结构。

提示词 1（生成大纲）：
你是一位资深 PPT 顾问。我要做一份关于【项目季度复盘】的汇报 PPT，面向【部门月度会议】。请生成一份大纲，包含【5】个章节，每章给 2-3 个要点，风格【专业、简洁、有说服力】。

第 2 步：把大纲扩成逐页要点

大纲有了，再让 AI 把每一页的演讲要点写出来，直接能粘进 PPT。

提示词 2（逐页要点）：
根据下面的大纲，为每一页写逐页演讲要点（bullet 形式，每页 3-5 条，每条不超过 25 字）。大纲：【粘贴上一步的大纲】。

第 3 步：让 AI 帮你”说人话”

原始素材往往又臭又长。让 AI 把流水账压缩成 PPT 短句。

提示词 3（文案瘦身）：
把下面这段粗糙的文案，改写成适合 PPT 展示的短句（每页一句主标题 + 3 个要点），去掉啰嗦表达，保留关键数字：【粘贴你的原始文案】。

第 4 步：要配图描述，交给绘图工具

文字定了，配图别自己瞎找。让 AI 给你画面描述，再用绘图工具生成。

提示词 4（配图脚本）：
这份 PPT 需要 3 张配图，主题是【数字化转型】。请给出每张图的画面描述和推荐风格（扁平 / 商务 / 插画），我会用 AI 绘图工具生成。

第 5 步：一键美化，定品牌色

把内容导进 AI 做 PPT 的工具，选一个模板，10 秒出稿。重点是先定品牌主色，别让它五颜六色。

三、3 个我常用的 AI 做 PPT 工具（都是真在用）

– Gamma：输入主题直接生成整套 PPT，排版现代，适合快速出稿和对外提案。

– 讯飞智文：国产，中文场景理解好，支持”文档一键转 PPT”，适合内部汇报。

– WPS AI：在 WPS 里直接调用，改稿、续写、配图一条龙，老用户零学习成本。

新手建议从 WPS AI 或讯飞智文上手，中文最顺；要做惊艳的对外稿，用 Gamma。

四、3 个避坑点（踩过才懂）

1. 别让 AI 瞎编数据：图表里的数字、百分比一定要自己核对，AI 会”合理脑补”，上台被问住就尴尬了。

2. 配图用自家素材或授权图：AI 生成的图别直接当真实照片用（尤其是人物、产品图），容易翻车。

3. 模板先定主色：一套 PPT 主色不超过 2 个，蓝紫商务风最稳，别今天红明天绿。

五、老高的使用心法

AI 做 PPT 不是”全交给它”，而是你出思路，AI 出体力。

真正省时间的，是第 1 步把大纲定对——大纲对了，后面全是顺水推舟。所以提示词 1 最值得你改到自己顺手，反复用。

提示词 5（复盘优化）：
这是我做的 PPT 大纲【粘贴】，请指出哪里逻辑跳跃、哪里缺数据支撑，并给修改建议，用 bullet 列出。

觉得有用？关注「老高AI办公笔记」，后台回复【资料】，直接看我整理的《100 个 AI 办公提示词》——周报、邮件、Excel、简历……把【】换成你的内容，丢给 AI 就能出活。

本文里的 5 条 PPT 提示词，复制就能用，建议先存下来。你最想让 AI 帮你搞定哪类 PPT？留言告诉我，下期挑一个拆细讲。

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